在上海举办国际展会需要准备的资料如下：
（一）请将下列资料申报给市商务委贸发处：
1. 申请表
2. 主办单位简介、营业执照复印件或社团法人登记证复印件
3. 区商务委国际来展项目办理意见单
4. 展览项目安全防范工作方案
5. 展览会应急处置工作预案
6. 场馆所出的场地租用证明原件或场租合同原件
7. 主承办方合作证明原件
8. 主办单位责任承诺书
9. 如为历展，需提供上届总结并提供上届批件复印件

（二）主办单位应向公安机关递交的材料：
1. 展览会批文
2. 展览会平面图
3. 展览会火灾应急方案
4. 大型群众性活动安全许可申请表
5. 大型活动主办单位治安责任承诺书
6. 大型活动消防审核表
7. 消防安全检查申报表
8. 展览会期间消防管理规定
9. 展览会安全工作方案
10. 展览会活动方案
11. 委托书
12. 租馆合同
13. 需要向公安部门说明的有关材料（如有必须参展危险物品以及动用明火等）
14. 展览会期间使用的各类证件样张

备注说明：
（1）外地批文，需经上海市商委或科委加批
（2）如有台商参展，还需“台商参加上海市展览会备案表”
（3）“委托书”指主办单位委托承办单位的委托证明
（4）除“主办单位委托书”外，另需提供主办单位的“营业执照”和法人“身份证”复印件。